Algemene voorwaarden IRIS Safedocs

Inleiding

IRIS Safedocs en Safedocs zijn handelsnamen van IRIS Arbo BV, Postbus 2156, 2240CD te Wassenaar Nederland.

IRIS Safedocs is bedoeld als dienstverlener waarmee op een veilige, vertrouwde, en General Data Protection Regulation (GDPR/AVG) bestendige wijze privacy gevoelige informatie uit te wisselen tussen partijen met gebruikmaking van het internet. (Conform deze regels en dus o.a. uitsluitend via servers die fysiek binnen de EU-grenzen geplaatst zijn).

Dienst

De dienstverlening van IRIS Safedocs (verder te noemen leverancier) bestaat uit het uploaden van elektronische bestanden door de verzender (afnemer) en ter download aanbieden aan de ontvanger, het geheel verder te noemen de dienst.

De dienst bestaat uit het geheel of gedeelte van de hierboven omschreven dienstverlening. Betaling is verschuldigd bij het succesvol uploaden van een bestand door de afnemer. Het daadwerkelijk downloaden van het bestand is weliswaar onderdeel van de dienst echter na het ter download aanbieden aan de door afnemer opgegeven ontvanger vervalt de (financiële) verantwoordelijkheid van de leverancier. Met andere woorden er is geen mogelijkheid om terugbetaling te eisen als het document nimmer door de ontvanger is gedownload terwijl het door leverancier wel is aangeboden.

Door daadwerkelijk gebruik van de dienst te maken geeft de afnemer aan kennis te hebben genomen van de algemene voorwaarden en het privacy en geheimhoudingsbeleid van leverancier.

Het is leverancier altijd toegestaan om deze algemene voorwaarden te herzien of bij te stellen.

Er is altijd maar 1 versie van de algemene voorwaarden geldig. De geldige versie is altijd de versie die op dat moment via de website openbaar toegankelijk is en gedeponeerd is bij de KVK. Als aan 1 of beide van de voorwaarden niet is voldaan geldt de voorafgaande versie van de algemene voorwaarden die wel aan deze voorwaarden voldeed. Door gebruik van de dienst te blijven maken verklaart de afnemer akkoord te gaan met de gewijzigde en of bijgestelde algemene voorwaarden.

Safedocs

De dienst betreft een betaalde dienst. De afnemer is per transactie betaling verschuldigd. De hoogte van het te betalen bedrag is afhankelijk van de gewenste omvang van de dienst. De afnemer betaald na het succesvol uploaden van de bestanden en voor het distribueren van de bestanden. Het te betalen bedrag is vooraf medegedeeld en de afnemer is dus in kennis gesteld van details omtrent de financiële transactie alvorens deze uit te voeren.

De leverancier biedt geen garantie op het daadwerkelijk downloaden van de bestanden.

Na de volledige cyclus van de dienst of na het aflopen van de bijbehorende bewaartermijn zal de leverancier alle geüploade bestanden definitief van de servers van leverancier verwijderen. Deze bestanden zullen daarna niet langer beschikbaar zijn of wederom beschikbaar kunnen worden. Er is geen back up beschikbaar.

Bij een niet geslaagde (gedeeltlijke) betalingstransacties zal het geüploade bestand terstond van de servers van leverancier worden verwijderd.

De leverancier bewaart gedurende een wettelijke periode van elke transactie de metagegevens over de transactie, hierbij valt te denken aan de e-mailadressen, IP-nummers, mobiele telefoonnummers, opgegeven namen zowel afzender en ontvanger alsmede de naam en omvang van de bestanden.

Safedocs Prepaid /abonnement

Leverancier maakt het mogelijk om een vooraf ingesteld en betaald saldo aan te houden waarmee toekomstig gebruik door afnemer gefinancierd kan worden. Om gebruik te maken van deze variant van de dienst dient de afnemer een account aan te maken. De gegevens van dit account worden door de leverancier zorgvuldig bewaart en geheimgehouden.

De leverancier behoud zich het recht voor om het account te verwijderen als er sprake is van overtreding van de voorwaarden voor gebruik of als nationale of internationale wetgeving de leverancier hiertoe dwingt dan wel als wettelijke gezagsdragers hiertoe een verzoek bij leverancier indienen.

Geheimhouding

Leverancier verklaard noch zelf noch derden kennis van de inhoud van de door afnemer geüploade bestanden te (laten) nemen, anders dan de ontvanger. Deze verantwoordelijkheid stopt in ieder geval bij het geheel of gedeeltelijk downloaden van de bestanden en behoudens die gevallen waarbij leverancier door het wettelijk gezag verplicht wordt kennis van de inhoud te nemen dan wel met het wettelijk gezag te delen.

Account gegevens worden zorgvuldig en encrypted vastgelegd in de database van leverancier deze gegevens worden bewaard zolang er een positief saldo aanwezig is of tot dat de eigenaar verzoekt om het account definitief te verwijderen. Indien na een transactie het saldo op 0,00 uitkomt bewaart leverancier het account nog 14 dagen waarna het account definitief verwijderd wordt van de servers.

Eigendom van bestanden

Afnemer is formeel eigenaar van de bestanden en als zodanig verantwoordelijk voor het naleven van wetgeving omtrent intellectueel eigendom en copyright. Leverancier kan nooit verantwoordelijk zijn of verantwoordelijk worden gesteld door afnemer of eventuele derde partij voor inbreuk op deze rechten door verspreiding van bestanden via de dienst.

Alle afbeeldingen van IRIS Safedocs, Safedocs maar ook software en achtergronden etc etc zijn intellectueel eigendom van IRIS Arbo BV.

Beperkingen

Het is verboden om bestanden te delen die binnen nationale of internationale wetgeving als schadelijk of strafbaar wordt beschouwd, te denken hierbij valt aan (maar niet beperkt tot) informatie omtrent terrorisme, terroristische aanslagen of afbeeldingen en of informatie aangaande kinderpornografie. Afnemer zal geen virussen, software Worms, malware, junk mail, spam, kettingbrieven of phishing mails via de dienst distribueren.

Privacy

Alle gegevens die op enig moment in het bezit zijn van leverancier (hierbij inbegrepen accountgegevens en geüploade bestanden) vallen binnen de Europese privacy wetgeving en worden als zodanig beschermd.

Leverancier heeft een beveiligingsbeleid zoals voorgeschreven door de GDPR en zorgt dat deze publiekelijk toegankelijk is.

Tarieven

De leverancier communiceert haar tarieven op haar website en de afnemer is op de hoogte van de te betaling vergoeding voor de dienst/transactie alvorens deze de dienst daadwerkelijk afneemt. Leverancier is ten alle tijden bevoegd om de tarieven aan te passen, deze tariefsaanpassing betreft in die gevallen alleen die transacties die na de tariefaanpassing plaatsvinden. In die gevallen waarbij de dienst nog niet volledig is volbracht volgt nooit een naheffing.

Bewaartermijnen

Leverancier houdt zich aan geldende wettelijke bewaartermijnen.